Har du svært ved at nå det hele?
Har du svært ved at nå alle dine deadlines og kan du ikke finde hovede og hale i hvor du skal starte?
Har du en hverdag, hvor du ”padler løs” men alligevel har en følelse af at du ikke rigtig får lavet noget. Bunkerne ligger der stadig når du går hjem selv om du synes du har knoklet hele dagen. Du skriver huskelapper og bruger post it, som efterhånden fylder hele skærmen og bordet. Alligevel glemmer eller opdager du det måske først for sent da de har siddet der så længe at du ikke længere ”ser” dem.
Situationer som disse, kan over en længere periode være årsag til stress, og det er derfor vigtig både for dig selv, og dit arbejde, at du har en effektiv håndtering af de informationer du modtager.
Mist ikke modet
Når du først har mistet overblikket er det rigtig svært at finde vejen tilbage igen. Når du har følelsen af at være bagud kan det virke uoverskueligt at skulle investere tid på at strukturere og planlægge sine opgaver. Men det er en rigtig god investering.
8 enkle metoder til at få mere fokus ind i din arbejdsdag:
- Undgå forstyrrende mails. Luk ned for din mailbox og tjek kun mails f.eks. 3 gange om dagen. Det kan virke utænkeligt og skræmmende men tænk på hvor mange gange du bliver forstyrret eller bemærker en ny mail tikke ind.
- Få overstået øv opgaverne. Har du en øv opgave hængende over hovedet, så få den ryddet af vejen så hurtigt som muligt. Lav den kedelige opgave som det første. Det giver energi og motivation til resten af dagen at vide at du har klaret den mindst motiverende opgave allerede. Har du mange af den her slags opgaver, så tag én hver morgen indtil de er klaret.
- Bryd opgaverne ned. Alle opgaver kan virke uoverskuelige, når du starter. Hvis du bryder opgaven ned i mange små bidder, så virker det mindre skræmmende. Bryd opgaverne ned i de mindst mulige detaljer, så er det nemt at spise elefanten – én bid af gangen.
- Fokus og belønning. Sæt 25 minutter af til en opgave du bestemmer som skal have fuld opmærksomhed. Sæt uret og du må ikke lave andet før de 25 minutter er gået. Det betyder at mailen skal lukkes ned (med mindre du er gået i gang med at sortere i mailboxen) og telefonen skal slukkes. Når de 25 minutter er gået må du få en belønning som gør dig glad. Det kan være en god kop kaffe eller hvad det er du har brug for. Dog kun i 5 minutter. Du kan bruge denne øvelse nogle gange, men efter 4 gange har din hjerne brug for en længere pause.
- 2 minutter. Har du svært ved at holde fokus i længere tid kan du starte med 2 minutter. På 2 minutter skal du nå at skrive en sætning, lave et telefon opkald, skrive en mail eller hvad for en opgave du nu skal i gang med. Se om der er opgaver der kan klares på 2 minutter. Er der det, så få dem af vejen først.
- Udnyt dit flow. Flow er en fantastisk følelse. Det er noget, som du skal udnytte, når det handler om at være produktiv. Når du rammer følelsen af flow, der hvor ord og handlinger flyder problemfrit ud af dig, så skal du ikke stoppe. Her skal du køre på. Men det er vigtigt, at du også opdager, når flowet stopper, så du ikke prøver at presse citronen.
- Effektiv mail skrivning. En af de største tidsrøvere i dag er e-mails. Vi sender og modtager massevis af e-mails hver eneste dag. For at begrænse dit e-mail tidsforbrug, så skriv korte e-mails, inkludér svaret i dine e-mails og undgå åbne spørgsmål der inviterer til diskussion. Skriver du mange enslydende mails så lav skabeloner som du kan tage frem efter behov. De kræver kun lidt justering og hurtigt er mange minutter sparet.
- Sæt et mål. Du skal starte morgenen med at sætte dine mål for dagen. Det giver dig fokus at vide, hvad der skal ske i dag, men det giver også en god fornemmelse af, at det her skal ske i dag. Det er vigtigt med de daglige mål, men husk at du løbende skal sørge for at dine daglige mål passer ind i det store perspektiv. Du kan også hver eftermiddag sætte mål for næste dag. Så ved du hvad der skal ske fra du møder ind.
Kom godt igang
Synes du at det virker uoverskueligt at komme i gang med alle ovenstående metoder, så start med 1 eller 2. Du vil hurtigt opdage at din hverdag bliver mere effektiv og overskuelig og vil have lyst til at implementere flere af metoderne.
Jeg har mange flere metoder og værktøjer til at gøre din dag mere overskuelig og effektiv. Kontakt mig så finder vi en løsning der passer til dig og din udfordring.
Jeg tilbyder yderligere workshops til enten internt i virksomhederne eller åbne hvor alle kan deltage.
